685.000 € eingetrieben: So arbeitet ein Inkasso-Chef | Michael Brühmann

Eine Frau öffnet ihr Portemonnaie. Darin liegen 400 Euro, ihr letztes Geld. 350 davon schuldet sie einer Werkstatt, und vor ihr steht der Mann vom Inkasso. Sie hält ihm die Scheine hin. Michael Brühmann sagt: „Machen Sie den Beutel zu, das Geld nehme ich nicht.“ Wer bei Inkasso an Drohbriefe und breite Schultern denkt, bekommt in dieser Episode ein anderes Bild. Brühmann ist Gründer und Chef von MB Inkasso. In 37 Jahren hat er gelernt, warum Menschen und Firmen nicht zahlen, wie man sein Geld trotzdem bekommt und woran die meisten Gründer finanziell kaputtgehen.

Wer ist Michael Brühmann?

Michael Brühmann ist Gründer und Geschäftsführer von MB Inkasso, einem Inkassounternehmen aus Bruchköbel bei Frankfurt am Main. Nach eigenen Angaben arbeiten dort über 80 Festangestellte, dazu kommen rund 250 freie Ermittler in ganz Deutschland. Knapp 50.000 Unternehmen haben ihm im Lauf der Jahre Forderungen anvertraut, aktuell sind es über 4.500. Darunter sind Tierärzte, Kfz-Betriebe mit zwei Leuten und Autohäuser mit 800 Millionen Euro Umsatz.

Geradlinig war der Weg dorthin nicht. In der Schule lief es mäßig, der Vater steckte ihn in eine Lehre, am Ende hatte er zwei Gesellenbriefe als Elektriker. Danach studierte er Informatik, neun Semester lang, ohne Abschluss. Bücher liest Brühmann bis heute keine („Bücher sind für mich ein Graus“), ist aber gerade selbst in einem erschienen: im Sammelband „WISSEN MACHT ERFOLG REICH“, in dem 19 Unternehmer aus dem Mittelstand ihre Erfahrungen teilen.

Mit 30 von der Mutter vor die Tür gesetzt

Sein Handwerk hat Brühmann am Telefon gelernt, und zwar in einer Branche, die mit Inkasso erst einmal nichts zu tun hat. Seine Mutter betrieb eine Ehevermittlung. Wer dort ein Profil erstellen ließ und es sich später anders überlegte, weil Freunde das Ganze zwielichtig fanden, bekam sonntags einen Anruf vom Sohn. Brühmann drohte nicht, er fragte nach. Ob die Freunde denn auch Single seien? Nein? Dann hätten die ja jemanden, der zuhört und da ist, wenn man krank im Bett liegt. Warum gönnten sie ihm das nicht auch? Die meisten zahlten danach ihren Beitrag, einige haben später geheiratet.

Dieses Prinzip zieht sich durch seine ganze Karriere: erst verstehen, was den anderen wirklich bewegt, dann reden. Roger Rankel hat dieselbe Idee in seiner Episode unter dem Stichwort verkaufen, ohne zu verkaufen beschrieben.

Dann kam der Schnitt. Brühmann wohnte im Haus seiner Mutter, studierte im neunten Semester, und sie sagte ihm: „Du bist jetzt 30, mein Kind. Und ich bin der Meinung, mit 30 musst du die Füße nicht mehr unter dem Tisch haben. Ich möchte, dass du morgen ausziehst.“ Er hielt es für einen Scherz. Es war keiner. Der Vater sprang für ein Jahr ein, Brühmann schmiss das Studium und machte aus dem, was er konnte, eine Firma. Seine Arbeitstage gingen von fünf Uhr morgens bis 23 Uhr. Werbebudget gab es keins, also stand er jeden Abend auf Veranstaltungen und in Vereinen. Auf die Frage, was er Gründern heute raten würde, antwortet er mit drei Buchstaben: „T-U-N ist das Wichtigste in dem Unternehmertum. Nicht labern, nicht rhabarbern.“

So arbeitet ein Inkassounternehmen, das an der Tür klingelt

Nach Brühmanns Einschätzung gehen 95 Prozent der Inkassofirmen denselben Weg: ein Brief, noch ein Brief, dann Anwalt, Mahnbescheid, Gerichtsvollzieher. Sein Ansatz ist ein anderer. „Hinter jedem Schuldner steht ein Mensch und den Mensch musst du erst kennenlernen und dann kannst du entscheiden, wie du weiter vorgehst.“

Bevor überhaupt etwas rausgeht, wird geprüft. 14 Datenbanken zapft sein Team an, darunter die Schufa und mehrere Wirtschaftsauskunfteien, und nimmt bewusst die schlechteste Auskunft als Maßstab. Ist die Forderung aussichtslos, erfährt der Kunde das sofort und kostenlos. Danach folgt ein fester Ablauf: erste Mahnung, Anruf, zweite Mahnung und wenn nötig der persönliche Besuch.

Warum die erste Mahnung per Einschreiben kommt

Bei MB Inkasso landet der erste Brief nicht im Briefkasten. Der Postbote übergibt ihn persönlich, per Einschreiben mit Rückschein. Brühmann nennt drei Gründe. Erstens gibt es einen Zustellnachweis. Später kann niemand behaupten, er habe nie etwas bekommen, und die Kosten bleiben nicht am Gläubiger hängen. Zweitens zeigt ein Rückläufer sofort, dass der Schuldner verzogen ist. Drittens liest man einen Brief, den man in die Hand gedrückt bekommt, eher als einen von zwanzig im Kasten.

Das Gespräch zu dritt

Reagiert der Schuldner nicht, ruft ein Mitarbeiter an, noch vor der zweiten Mahnung. Bestreitet er die Forderung, auch nur zum Teil, holt MB Inkasso den Gläubiger mit in die Leitung. Oft kennen sich die beiden, plötzlich ist man wieder per Du, und es stellt sich heraus, dass es um ein paar Steckdosen geht, die nicht funktionieren. Dann überweist der Kunde das Geld an das Inkassobüro, der Handwerker bessert nach, und erst nach der Unterschrift wird ausgezahlt. Zwei Parteien, die längst aufgehört haben, miteinander zu reden, kommen so wieder ins Gespräch.

Ein Tipp für alle, die einem verschwundenen Kunden hinterherlaufen: Schuldner ziehen um und wechseln die Handynummer, aber nach Brühmanns Erfahrung behalten 90 Prozent ihre E-Mail-Adresse ein Leben lang. „Eine E-Mail-Adresse ist fast wie so ein Ausweis.“

Herz vor Geschäft: wo für ihn die Grenze liegt

Die Frau mit den 400 Euro erzählte ihm, das Geld sei für das Landschulheim ihres Sohnes zurückgelegt. Das Auto, um dessen Reparatur es ging, lief nur auf ihren Namen, weil ihr damaliger Partner keinen Kredit bekam. Der war sechs Wochen zuvor ausgezogen. Brühmann ließ sich die Adresse geben, fuhr am nächsten Tag hin und sagte dem Mann, was er beinahe angerichtet hätte. Der zahlte in drei Raten. „Du musst auch ein Herz haben“, sagt Brühmann dazu.

Sein Mitleid hat trotzdem Grenzen. Eine andere Frau hatte ihren Hund impfen lassen und 64 Euro nicht bezahlt. Sie lebe vom Bürgergeld, habe ein Pfändungsschutzkonto, bei ihr sei nichts zu holen. Brühmann fragte per WhatsApp nach dem Hund, rief dann an und wollte wissen, ob sie glaube, dass der Tierarzt beim nächsten Mal wieder für sie da sei. Seitdem zahlt sie zehn Euro im Monat. Ich habe an dieser Stelle nachgehakt, wo Hilfe aufhört und Drohung anfängt. Seine Antwort: Wer ein Tier hat, trägt Verantwortung, und das sei schlicht die Realität.

420.000 Euro in zwei Tagen

Wie viel ein Besuch auslösen kann, zeigt ein Fall aus Frankfurt. Ein Betrieb mit fünf Angestellten hatte in einem Hochhaus die Lichtsteuerung programmiert, Auftragsvolumen 1,3 Millionen Euro. 800.000 waren bezahlt, der Rest ließ auf sich warten, und in drei Wochen standen die Löhne an. Brühmann fuhr mit vier Leuten hin, kam am Pförtner nicht vorbei und sprach dem Schuldner in der Lobby bei eingeschaltetem Lautsprecher auf die Mailbox, es gehe um knapp 500.000 Euro. Eine halbe Stunde später kam der wütende Rückruf. Zwei Tage später waren 420.000 Euro auf dem Konto. Nach Brühmanns Darstellung hatte ein Buchhalter die Rechnung bewusst liegen lassen.

Die größte Einzelsumme seiner Laufbahn lag noch höher: 685.000 Euro nach einem Vierteljahr Arbeit. Der Schuldner besaß ein Bürohaus, und die Ankündigung, eine Grundschuld eintragen zu lassen, reichte aus. Der Normalfall ist kleiner. Die typische Forderung liegt irgendwo zwischen 500 und 30.000 Euro.

Schlägertrupp, Erfolgsprovision, Gericht: wovon er abrät

Das Klischee vom Inkasso mit Baseballschläger begleitet Brühmann, seit er angefangen hat. Dass es solche Trupps gibt, bestreitet er nicht. Er warnt nur jeden davor, sie zu beauftragen. Wer jemanden mit etwas Illegalem losschickt, wird erpressbar. Und wenn der Schuldner mehr Geld hat als man selbst, stehen dieselben Leute irgendwann vor der eigenen Tür. „Kein Geld der Welt ist es wert, deine Familie zu gefährden.“

Aus demselben Grund hält er nichts von Anbietern, die ausschließlich gegen Erfolgsbeteiligung arbeiten. Wer nur isst, wenn er kassiert, greift irgendwann zu Mitteln, die nicht erlaubt sind, und die Anzeige landet beim Auftraggeber. MB Inkasso arbeitet deshalb mit einem Monatsbeitrag, für Gründer und Kleinstbetriebe nach seinen Worten ab 90 Euro, und stundet die Inkassokosten während der Bearbeitung.

Auch den Gang vors Gericht sieht er skeptisch. Richter drängten auf einen Vergleich, Anwälte verdienten daran zusätzlich, und bis ein rechtskräftiges Urteil vorliege, vergingen zwei bis drei Jahre. In dieser Zeit hat ein geübter Schuldner sein Vermögen längst verschoben. Sein Bild dafür ist Dagobert Duck auf dem Geldsack: „Nach zwei Jahren ist der Geldsack leer.“ Deshalb zählt für ihn Tempo mehr als alles andere.

Warum so viele Unternehmen pleitegehen

Laut Creditreform gab es im ersten Halbjahr 2026 rund 12.900 Unternehmensinsolvenzen, der höchste Stand seit 2013. Bei Firmen, die höchstens zwei Jahre alt sind, stieg die Zahl um gut 25 Prozent. Brühmann überrascht das nicht. Er nennt Corona-Hilfen, die jetzt zurückgezahlt werden müssen, eine Bauwirtschaft, in der die Schlussrechnung oft gar nicht mehr bezahlt wird, und vor allem einen Fehler, den er selbst gemacht hat.

„Das Geld in der Kasse ist nicht Ihr Geld. Legen Sie 50 Prozent weg jeden Tag von dem, was Sie einnehmen.“ In den ersten Jahren lässt einen das Finanzamt weitgehend in Ruhe. Dann kommen Nachzahlung, Anpassung für das laufende Jahr und Vorauszahlung auf einmal. Bei ihm waren das 120.000, 150.000 und noch einmal 150.000 Euro. Auf seinem Sparkonto lagen knapp 450.000. Das Geld war da, danach war es weg. Viele andere haben an diesem Punkt nichts zurückgelegt und melden Insolvenz an. Was dir dein Steuerberater oft verschweigt, hat Christian Gebert im Podcast ausführlich erklärt.

Eine Insolvenz bedeutet für Brühmann übrigens nicht automatisch, dass nichts mehr zu holen ist. Ein Verwalter prüfe zunächst, ob der Betrieb wieder gesunden kann. Wie der Weg von der Fast-Insolvenz zum Millionen-Exit aussehen kann, hat Patrick Löffler in seiner Episode erzählt.

Die Masche mit dem Anfüttern

Wer gerade gründet, sollte außerdem ein Betrugsmuster kennen, das Brühmann täglich sieht. Der neue Kunde zahlt den ersten Auftrag über 500 Euro sofort. Den zweiten über 2.000 Euro auch. Beim dritten, einem Motorschaden für 12.000 Euro, holt er das Auto ab und sagt, er überweise das, man kenne sich ja jetzt. Dann kommt nichts mehr. Sein Rat: vor größeren Aufträgen eine Auskunft einholen und sich fragen, wie man selbst als Kunde zahlen würde.

Was er von der Politik fordert

Brühmann sagt seine Meinung, notfalls mit einem per KI gebastelten Protestschlager zur Melodie von „Ein bisschen Spaß muss sein“, der in seinem Heimatort die Runde machte. Zwei Forderungen meint er ernst. Die erste betrifft Geschäftsführerwechsel kurz vor der Pleite. Er fährt regelmäßig zu Adressen mit drei Firmen an einem Briefkasten. Dort übernimmt ein Strohmann von 75 oder 85 Jahren die Gesellschaft und meldet ein halbes Jahr später Insolvenz an, während der eigentliche Verursacher sauber bleibt. Seine Idee: Wer als Geschäftsführer oder Gesellschafter ausscheidet, haftet noch fünf Jahre. Wie es sich anfühlt, mit dem eigenen Privatvermögen für das Unternehmen zu haften, hat Wolfgang Grupp Junior im Podcast beschrieben.

Die zweite Forderung betrifft die Ausbildung. Wer studieren will, soll vorher ein Jahr in der Branche arbeiten, angerechnet auf das Studium und im Fall eines Abbruchs auf eine Ausbildung. So wüssten junge Leute, was sie erwartet, und das Handwerk bekäme Nachwuchs. Vor ein paar Jahren stand auf jedem Firmenwagen, was der Betrieb anbietet. Heute steht dort: Wir suchen dich.

Der Preis: Familie, drei Schlaganfälle und kein Urlaub

Büro und Wohnung liegen bei Brühmann seit dem ersten Reihenhaus unter einem Dach. Wenn er um drei Uhr nachts wach wird, sitzt er am Schreibtisch. Das hat die Firma groß gemacht und die Familie belastet. „Ich bin total glücklich, aber ich weiß nicht, ob ich immer ein guter Vater war.“ Wenn es zum Spielen in den Garten ging, führte der Weg am Schreibtisch vorbei, und er blieb hängen. Anders machen würde er es trotzdem nicht. Mit Work-Life-Balance, sagt er, säße er heute wahrscheinlich noch allein oder zu dritt im Büro.

2010 hat ihn der Körper gestoppt. Auf dem Weg ins Stadion bekam er im Auto zwei Schlaganfälle, insgesamt spricht er von dreien. Er war halbseitig gelähmt, konnte schlecht sehen und lag 14 Tage im Krankenhaus. Sein Team führte die Firma weiter, und er setzte sich trotzdem ins Büro, manchmal nur für eine Stunde, damit alle sehen, dass er nicht aufgibt. Einschränkungen hat er bis heute. Seinen größten Wunsch beschreibt er so: sechs Wochen Urlaub ohne Outlook. Geschafft hat er bisher drei Tage, auf Safari, weil es dort kein WLAN gab.

Die wichtigsten Learnings aus dieser Episode

1. Die Hälfte gehört nicht dir. Wer von jeder Einnahme 50 Prozent auf ein separates Konto legt, übersteht den Moment, in dem Nachzahlung, Anpassung und Vorauszahlung gleichzeitig kommen. Brühmann hat genau das erlebt und konnte nur weitermachen, weil das Geld da war.

2. Rede, bevor du mahnst. Hinter einer offenen Rechnung steckt oft ein Streit über eine Kleinigkeit oder schlicht Scham. Ein Anruf und ein Gespräch zu dritt lösen mehr als der dritte Brief.

3. Schnelligkeit schlägt Recht haben. Wer zwei Jahre auf ein Urteil wartet, pfändet am Ende in ein leeres Konto. Zustellnachweis, Adressprüfung und der erste Anruf lassen sich in den ersten Wochen erledigen.

4. Prüfe deine Kunden, bevor du lieferst. Wer zweimal pünktlich zahlt, ist noch kein guter Zahler. Das Anfüttern funktioniert genau deshalb, weil es Vertrauen aufbaut.

5. Gesund wachsen heißt Leute halten. Brühmann hat nie versucht, schnell groß zu werden. Seine zehn Außendienstler sind zwischen acht und 27 Jahren dabei. Als er 2010 ausfiel, hat genau das die Firma getragen.

Fazit

Michael Brühmann passt in kein Inkasso-Klischee. Er fährt im Cadillac Escalade vor, bringt notfalls eine Parkkralle mit und lässt im Extremfall ein Pferd pfänden. Und er lehnt Geld ab, wenn ein Kind sonst nicht mit ins Landschulheim fahren kann. Was er Unternehmern mitgibt, ist unbequem und einfach zugleich: Leg Geld zurück, kümmere dich früh um deine Außenstände und warte nicht ab. In seinen Worten: „Sitze es nicht aus, greife an.“ Die ganze Episode gibt es jetzt zu hören und zu sehen.